Behalte den Überblick über deine ToDos

Bestimmt arbeitest du mehr oder weniger regelmäßig mit einer ToDo-Liste. Ist dir dabei schon mal aufgefallen, dass dir die wenigsten ToDo-Listen einen Überblick darüber geben, welche der ToDos die Wichtigsten oder die Dringendsten sind?

Klassischen ToDo-Listen fehlt es an Prioritäten

Die meisten ToDo-Listen, denen ich bisher begegnet bin, sind ein buntes Sammelsurium von Aufgaben unterschiedlichster Priorität. Die Listen geben keinerlei Aufschluss über die Priorität der einzelnen Aufgaben.

Dies führt dazu, dass einige Aufgaben auf der ToDo-Liste meist schnell erledigt sind, während andere Aufgaben über Tage, Wochen oder Monate auf der ToDo-Liste mitgeschleppt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass es meist die wichtigen Aufgaben sind – also diejenigen, die einen selbst voran bringen – die immer wieder aufgeschoben werden.

Aufgabenspeicher mit Prioritäten helfen das Wichtige erledigt zu bekommen

Die häufigsten Abarbeitungs-Strategien der Aufgaben sind entweder nach Lust und Laune oder von „einfach“ nach „schwer“. Leider bleiben die wesentlichen Aufgaben häufig auf der Strecke, da entweder die Energie nicht mehr zur Verfügung steht diese anzugehen oder es fehlt an Zeit. Eine Methode, die Aufgaben so zu planen, dass die wesentlichen Aufgaben bevorzugt erledigt werden, habe ich in dem Artikel „1-3-5 Methode“ vorgestellt. Diese Methode ist umso wirkungsvoller, je besser die Aufgaben die zu erledigt sind, gesammelt werden. Diese Sammlung der Aufgaben wird häufig Aufgabenvorrat, Aufgabenspeicher oder neudeutsch: Backlog genannt. Der klassische Aufgabenvorrat ist die gute, alte ToDo-Liste. Neben der einfachen ToDo-Liste gibt es aber auch noch andere Möglichkeiten, seine Aufgaben zu sammeln und zu verwalten, die es darüberhinaus ermöglichen die Aufgaben nach Priorität zu sortieren. Einige dieser möglichen Methoden werde ich in diesem Beitrag vorstellen.

1. Die erweiterte ToDo-Liste

Die erweiterte ToDo-Liste baut auf einer einfachen Liste der zu erledigenden Aufgaben auf. Der einzige Unterschied ist, dass die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit bzw. Wesentlichkeit bewertet werden. Es werden also die Prinzipien der Eisenhower-Methode angewandt. Bei dieser Aufgabenliste wird neben der jeweiligen Aufgabe zusätzlich eine Bewertung geschrieben, in welches Feld der Eisenhower Matrix diese Aufgabe passt. Ein Beispiel siehst Du in der folgenden Grafik:

2. Sammlung in der Eisenhower Matrix

Bei dieser Methode nutzt Du die Eisenhower Matrix zum Sammeln deiner Aufgaben. Dabei gibt es viele Möglichkeiten, wie Du das umsetzen kannst. Das Wichtige dabei ist, dass Du deine Aufgaben direkt der Kategorie in die sie fallen zuordnest. Der Vorteil dieser Methode ist, dass sie visueller und optisch ansprechender ist als die ToDo-Liste. Anbei zeige ich zwei Beispiel, wie das Arbeiten mit der Eisenhower Matrix im Alltag umgesetzt werden kann:

  1. Einordnung in einer Matrix: 
Wer ein Whiteboard, ein Flip-Chart, eine Tafel, Pinnwand oder freie Wandfläche hat, kann darauf die Eisenhower Matrix zeichnen. Dann wird für jede offene Aufgabe ein PostIt® geschrieben, welches direkt in das Feld geklebt wird, in welches es gehört. Wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird das entsprechende PostIt® entfernt. Wer die 1-3–5 Methode verwendet kann sich ein Feld zeichnen, in welches jeden Tag die 9 vorgenommenen Aufgaben geklebt werden. Wenn sie am Abend erledigt sind, werden sie entfernt, wenn nicht werden sie nochmals verplant.
  2. In einem Ringbuch oder Din-A4 Notizbuch: 
Wer viel unterwegs ist und seine Aufgabenliste am liebsten mit sich führt kann sich ein Ringbuch oder Din-A4 Notizbuch nehmen und für jede Kategorie in der Eisenhower-Matrix eine Doppelseite verwenden. Auch hier kommen wieder PostIts® ins Spiel. Diese werden mit den Aufgaben beschrieben und dann auf die entsprechenden Seiten geklebt. Damit die Seite nicht gleich zugepflastert ist, empfiehlt es sich auf kleinere PostIts® zurückzugreifen.

3. Die erweiterte Eisenhower Matrix

Diese Methode funktioniert wie die Eisenhower Matrix, bis auf den Unterschied, dass innerhalb der einzelnen Felder die PostIts® entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit an unterschiedlichen Stellen geklebt werden. Je wichtiger die Aufgabe, desto höher wird sie geklebt, je dringender die Aufgabe, desto weiter nach links wird sie geklebt. Ein Beispiel wird in der folgenden Grafik gezeigt.

Der Vorteil dieser zusätzlichen Bewertung ist, dass auch die Aufgaben innerhalb eines Feldes priorisiert sind. Zuerst werden die wichtigsten und dringendsten Aufgaben abgearbeitet. Danach die weniger wichtigen und dringenden.

4. Die Sammlung in Apps

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Apps zum Sammeln von ToDos. Die meisten bringen ihr eigenes System mit sich. Auf eine dieser Apps möchte ich besonders eingehen, die App „Things“. Diese bietet die Möglichkeit, alle Aufgaben zuerst einmal unbewertet zu sammeln. Danach können die Aufgaben verschiedenen Kategorien zugeordnet werden (z.B. den Kategorien der Eisenhower Matrix). Anschließend können die Aufgaben auf ein bestimmtes Datum terminiert werden. Dies ermöglicht es, die Aufgaben aus der 1-3-5-Methode direkt zu terminieren. Wie der Prozess mit Hilfe von „Things“ genau aussehen kann, werde ich in einem späteren Beitrag detailliert beschreiben.

Aufgabe:

Egal ob Du bereits regelmäßig eine ToDo-Liste führst oder nicht, die hier vorgestellten Möglichkeiten der Verwaltung deiner offenen Aufgaben werden dir helfen Dich auf das Wesentliche in deinem Leben zu konzentrieren.

Fange also am besten gleich damit an eine der vorgestellten Aufgabenspeicher für Dich aufzubauen:

  • Entscheide dich für die Methode, die dich am meisten anspricht.
  • Richte alles Notwendige dazu ein.
  • Sammle deine ToDos und ordne sie direkt einer Kategorie zu.
  • Arbeite mit der 1-3-5 Methode und nutze den neu angelegten Aufgabenspeicher, um zukünftig deine Tage zu planen.

Natürlich kannst Du gerne selbst experimentieren und die Methoden anpassen, so dass sie deine Anforderungen erfüllen.

Wenn Du einen neuen oder geänderten Ansatz für dich gefunden hast, freue ich mich darüber in den Kommentaren von dir zu lesen.

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