Die 1-3-5 Methode: Zeitmanagement das funktioniert

Der Fluch der wachsenden To-Do Listen

Kennst du die folgenden Situationen: Um einen Überblick über alles was getan werden muss zu behalten, schreibst Du dir To-Do Listen. Diese werden jedoch scheinbar nie abgearbeitet – ja sie werden sogar immer länger. Dann kommt Dir sicherlich auch das Folgende bekannt vor: Auf deiner To-Do Liste gibt es einige Aufgaben die konstant von einem Tag zum Nächsten wandern, ohne abgearbeitet zu werden.

Wenn Du genauer darüber nachdenkst: Was sind das für Aufgaben die meistens von Tag zu Tag erneut verschoben werden? Sind es die „banalen“ Kleinigkeiten, oder eher die Aufgaben, die etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen, dich dafür aber näher an deine Ziele bringen würden?

Geht es Dir genauso wie den meisten Menschen, dann wirst auch Du die Aufgaben, die etwas herausfordernder oder zeitintensiver sind, so lange hinauszögern bis sie dich einholen.

Warum wir einige To-Dos ständig vor uns herschieben

Dafür gibt es drei Gründe:

  1. Die Aufgaben geben Dir ein unbehagliches Gefühl, weil Du z.B. noch nicht genau weißt wie Du sie erledigen sollst – sie liegen außerhalb deiner Komfort-Zone, sodass Du sie so lange wie möglich hinauszögerst. Beispiele hierfür sind: Unangenehme Anrufe oder Gespräche durchführen, endlich mit dem Sport anfangen, einen Projektplan für das neue Projekt erstellen, endlich die Bewerbung schreiben etc.
  2. Du hast keine Zeit für die wichtigen Aufgaben, weil Du deine Aufgaben nicht richtig priorisierst. Du rennst stets hinter den dringenden Aufgaben hinterher und die wesentlichen Aufgaben bleiben dabei auf der Strecke.
  3. Du nimmst Dir zu viele große Aufgaben auf einmal vor und bekommst somit keine davon vollständig abgearbeitet.

Leider sind es meistens diejenigen Aufgaben die uns beruflich oder privat voran bringen würden, die auf der Strecke bleiben. Damit Du in Zukunft deinen Fokus auf die Aufgaben legen kannst, die dich zu deinen Zielen führen, stelle ich dir im Folgenden eine Methode vor, die dir dabei hilft:

– die wichtigen Aufgaben priorisiert abzuarbeiten
– dich nicht mit zu vielen Themen zu verzetteln.

Es gibt zahlreiche Methoden To-Do Listen anzulegen, zu verwalten und abzuarbeiten. Eine Methode die mir besonders gut gefällt, weil sie den Fokus auf das Wesentliche legt und mit der Eisenhower-Methode vereinbar ist, ist die 1-3-5 Methode.

Die 1-3-5 Methode hilf bei der konsequenten Abarbeitung deiner wichtigsten To-Dos

Das Prinzip der 1-3-5 Methode besteht darin, bei der Tagesplanung mit dem Wesentlichen zu beginnen und dies als erstes einzuplanen. Somit ist sichergestellt, dass Du ausreichend Zeit darauf verwendest deine Top 1 Priorität abzuarbeiten. Danach erst werden die anderen Aufgaben verplant. (Wesentlich sind alle Aufgaben, die maßgeblich zu deinem persönlichen oder beruflichen Erfolg und zur Erreichung deiner Ziele beitragen)

Pro Tag wird jeweils nur eine dieser wesentliche Aufgaben eingeplant. Das stellt sicher, dass diese wichtige Aufgabe nicht mehr von Tag zu Tag weiter gereicht wird. Nachdem diese eine wichtige Aufgabe in deinem Tagesplan einen festen Termin bekommen hat, werden 3 wichtige Aufgaben und 5 kleinere Aufgaben für den Tag eingeplant. Das wars. Mehr To-Dos werden vorerst nicht verplant.

Für jeden Tag werden also folgende Aufgaben direkt mit der zur Abarbeitung notwendigen Zeit in deinem Tagesplan verankert:

  • 1 wesentliche Aufgabe
  • 3 wichtige Aufgaben
  • 5 kleinere Aufgaben

Die 1 wesentliche Aufgabe

Die eine wesentliche Aufgabe, sollte eine Aufgabe sein, die den größten Einfluss auf deine aktuellen Ziele hat. Sie muss immer als erstes in deinen Tagesplan eingeplant werden. Verplane wirklich nur eine einzige dieser „super-wichtigen“ Aufgaben pro Tag. Das verhindert, dass Du dich mit zu vielen größeren Aufgaben verzettelst und stellt sicher, dass diese eine „wichtigste Aufgabe deines Tages“ auch von dir angegangen wird. Idealerweise arbeitest Du zur Priorisierung deiner Aufgaben mit der Eisenhower Matrix. In diesem Fall sollte diese Aufgabe aus der Kategorie „wesentlich und nicht-dringend“ (B-Feld der Matrix) sein. Trage diese eine Aufgabe gleich als erstes in deinen Tagesplan ein, sodass Du dir die Zeit zur Erledigung dieser Aufgabe direkt reservierst.

Die 3 wichtigen Aufgaben

Nachdem Du die wichtigste Aufgabe in deinen Tagesplan eingeplant hast, planst Du als nächstes die 3 „wichtigen Aufgaben“ in deinen Tagesplan. Diese 3 Aufgaben sind ebenfalls Aufgaben, die Dich in Richtung deiner Ziele bringen, aber nicht so viel Aufwand bedeuten, wie die 1 Top Aufgabe des Tages. Wenn deine „Top 1 Aufgabe“ entsprechend groß ist, können unter diesen 3 wichtigen Aufgaben auch Aufgaben sein, die dir helfen die „Top 2 Aufgabe“ zu erledigen. Die 3 wichtigen Aufgaben kommen idealerweise aus dem A- oder B-Feld der Eisenhower Matrix (wesentlich und dringend oder wesentlich und nicht-dringend).

Die 5 kleineren Aufgaben

Anschließend verplanst Du noch 5 Aufgaben, die „nebenbei“ oder mit geringem Aufwand erledigt werden können. Das können z.B. Aufgaben sein, die in die Kategorie „Pflichten“ gehören, wie der Haushalt, Besorgungen erledigen, etc. In der Eisenhower Matrix wären das die C-Aufgaben (nicht-wesentlich und dringend).

Ein Aufgabenspeicher unterstützt die 1-3-5 Methode

Da meistens mehr als diese neuen Aufgaben des Tages im Blick behalten werden müssen und alle deine offenen Aufgaben irgendwo festgehalten werden müssen, empfiehlt es sich diese in einem Aufgabenspeicher zu sammeln. Der einfachste Aufgabenspeicher kann z.B. eine simple Liste oder ein Notizbuch sein, wo Du alle offenen Aufgaben schriftlich festhältst. Wenn Du selbst schon eine Form des Aufgabenspeichers hast, kannst Du diesen gerne weiter zum Sammeln der Aufgaben benutzen. Wenn Du noch keinen Aufgabenspeicher besitzt oder dir verschiedene Methoden anschauen möchtest, wie Du deinen Aufgabenspeicher verwalten kannst, wirst Du in einem meiner nächsten Artikel einige Beispiele dazu finden.

Mit diesem Aufgabenspeicher wirst Du dann jeden Tag deinen Tagesplan erstellen, indem Du die dringendsten und wesentlichsten Aufgaben heraussuchst und entsprechend der 1-3-5 Methode in deinen Tagesplan einträgst.

Denk dran: bei der zeitlichen Planung der Aufgaben sollte immer nach der Reihenfolge 1, 3, 5 vorgegangen werden. Zuerst wird die Zeit für deine Top-1 Aufgabe in deinen Tagesplan eingeplant. Danach kommen die 3 wichtigen Aufgaben. Mit den 5 kleineren Aufgaben kannst Du dann die Lücken in deinem Tagesplan füllen.

Denk an einen Puffer!

Wichtig bei der Planung ist, dass Du auch etwas Luft einplanst, um kurzfristig aufkommende ungeplante und dringende Aufgaben zu erledigen. In der heutigen Zeit ist das leider unvermeidbar. Es ist schwer den Tag komplett vorab zu planen. Wenn Du noch etwas Luft für diese „unliebsamen Zwischenfälle“ von vornherein einplanst, kannst Du zum einen kurzfristig reagieren und gefährdest zum anderen nicht die Erledigung der wesentlichen Aufgabe.

Wenn Du konsequent mit der 1-3-5 Methode arbeitest, wirst Du merken, dass Du deutlich schneller und konsequenter auf deine Ziele zusteuerst und sie erreichst. Dein Fokus wird auf die wesentlichen Aufgaben gerichtet sein und nebenbei erledigst Du zuverlässig noch die unliebsamen Pflichten. Das ganze funktioniert jedoch nur, wenn Du zu deinem Tagesplan stehst und ihn gegen Störeinflüsse verteidigst.

Übung

Starte am besten gleich jetzt mit deinem Tagesplan für morgen:
– Welche Top 1 Aufgabe möchtest du morgen (endlich) erledigt bekommen? Wann wirst Du sie erledigen? Blockiere dir die Zeit dazu gleich in deinem Tagesplan!
– Welche 3 weiteren wichtigen Aufgaben möchtest Du morgen erledigt bekommen? Blockiere Dir ebenfalls die Zeit dazu in deinem Tagesplan!
– Welche 5 To-Dos kannst/musst Du noch nebenbei erledigen? Plane auch diese ein.
– Ist der Plan realistisch? Wenn nicht, zerlege deine größte Aufgabe in kleinere „Häppchen“ und plane nur den Teil ein, den Du erledigt bekommst.

 

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