Dir fehlt es an Zeit? Hier findest Du sie!

Kennst Du Situationen, in denen alles dringend ist? Du weißt nicht mehr, wo Dir der Kopf steht und die Zeit für das, was Dir wichtig ist, hast Du schon lange nicht mehr? Wenn es Dir wie den meisten Menschen in der heutigen Zeit geht, dann wirst Du die Fragen mit „ja“ beantworten.

Die Eisenhower Methode

Es gibt einen Weg raus aus dieser Situation: Klares Ausmisten und Priorisieren deiner Aufgaben. Die Eisenhower Methode hilft dir dabei! Mit Hilfe der Eisenhower Methode kannst Du deine Prioritäten setzen, sodass Du deine Zeit für das Wesentliche – also das was Dir wichtig ist – verwenden kannst und nicht für Aufgaben verschwendest die dich nicht weiter bringen.

Die Eisenhower Methode ist nach dem US Präsident Dwight D. Eisenhower benannt (wobei nicht ganz klar ist, ob er überhaupt etwas mit ihrer Entstehung zu tun hat) und beruht auf einem einfachen Prinzip:

  • Aufgaben können „dringend“ oder „nicht dringend“ und gleichzeitig
  • „wichtig“ oder „nicht wichtig“ sein

„Dringende“ Aufgaben

Dringende Aufgaben sind zeitkritisch, „nicht dringende“ Aufgaben sind -wie der Name schon verrät – nicht zeitkritisch.

„Wichtige“ Aufgaben

Wichtige Aufgaben sind diejenigen Aufgaben, die unbedingt erledigt werden müssen, um z.B. ein Ziel zu erreichen. Das sind Aufgaben, die ein Vorhaben einen großen Schritt voran bringen, ob es das Projekt im Geschäft ist, das Training auf den bevorstehenden Marathon, die Vorbereitung der eigenen Hochzeit etc.

Im beruflichen Zusammenhang passt die Bezeichnung „wichtig“. Im privaten Zusammenhang empfehle ich jedoch die Bezeichnung „wesentlich“.

Aufgaben sind wesentlich, wenn sie zu der Erfüllung der persönlichen Ziele beitragen. Das sind also diejenigen Tätigkeiten, die Dir zu einem glücklicheren und erfüllteren Leben verhelfen.

Werden die Kategorie der Dringlichkeit mit der Kategorie des Wesentlichen kombiniert, entsteht eine Matrix mit vier Feldern:

Die Eisenhower-Matrix:

Dringlichkeit
dringend
nicht-dringend
Wesentlichkeit
wesentlich
Feld A
wesentlich & dringend
Feld B
wesentlich & nicht-dringend
nicht-wesentlich
Feld C
nicht-wesentlich & dringend
Feld D
nicht-wesentlich und nicht-dringend

 

Das Eisenhower Prinzip besagt nun, dass jede Tätigkeit des täglichen Lebens einem dieser Felder zugeordnet werden kann. Je nach dem, in welches Feld die Aufgabe fällt, gibt es bezüglich der Bearbeitung und Priorisierung unterschiedliche Strategien:

Feld A: wesentliche & dringende Tätigkeiten

Dies sind alle Tätigkeiten, die mit hohem Zeitdruck in Verbindung stehen und für deinen Erfolg (bzw. im Berufskontext für den Unternehmenserfolg) zentral wichtig sind.

Bearbeitungs-Strategie:

Diese Tätigkeiten bzw. Aufgaben müssen am Besten sofort und von dir selbst erledigt werden.

Feld B, wesentliche & nicht-dringende Tätigkeiten

Hierunter fallen all diejenigen Tätigkeiten, die nicht zeitkritisch sind, aber wichtig für deinen Erfolg, dein Glück und deine Erfüllung sind (oder natürlich im Berufskontext für das Projekt, das Unternehmen,…).

Bearbeitungs-Strategie:

Die Abarbeitung dieser Tätigkeiten bzw. Aufgaben sollte fest im Terminkalender eingeplant werden und dann zu gegebenem Zeitpunkt erledigt werden. Erfahrungsgemäß fallen die meisten der wesentlichen Tätigkeiten in dieses Feld. Dies sind die Tätigkeiten und Aufgaben denen Du mit höchster Sorgfalt nachgehen solltest, denn sie haben den größten Einfluss auf dein Bestreben.

Feld C, nicht-wesentliche & dringende Tätigkeiten

Diese Tätigkeiten sind zeitkritisch, haben jedoch keinen besonders großen Einfluss auf deinen Erfolg. Beispiele hierfür sind die Steuererklärung, Aufgaben die Du dir von jemandem aufdrängen lassen hast (weil Du wieder nicht nein sagen konntest), deine Wäsche waschen, Bank-Überweisungen etc.

Bearbeitungs-Strategie:

Im beruflichen Umfeld ist die Empfehlung diese Aufgaben zu delegieren (an jemanden der in der Abarbeitung besser geeignet ist). Natürlich kannst Du im Privaten nicht immer delegieren. Deshalb ist die Empfehlung für diese Aufgaben sie so schnell und so effizient wie möglich abzuarbeiten. Ein kleiner Trost: Einige der Tätigkeiten, die in diesen Bereich fallen, lassen sich doch delegieren, wenn man bereit ist etwas dafür zu zahlen: es gibt schließlich nicht umsonst Wäschereien, Reinigungskräfte und Steuerberater.

Feld D, nicht-wesentliche und nicht-dringende Tätigkeiten:

In Kürze: zeitunkritische Tätigkeiten, die dich im Leben nicht weiterbringen. Beispiele dafür sind Fernsehen, im Internet surfen (zielgerichtete Recherche ausgenommen), zum 100. mal die Online-Nachrichten aufzurufen, um zu sehen ob nicht doch was in der Welt passiert ist, Facebook & Co.,

Bearbeitungs-Strategie:

Wenn Du wirklich mehr Zeit für das Wesentliche haben möchtest, dann wirst Du genau hier ansetzen müssen. Dies sind die Tätigkeiten, die dich nicht weiter bringen und nicht zeitkritisch sind. Einfach gesagt: diese Tätigkeiten solltest Du weg lassen, um deine Zeit für etwas zu verwenden, was dich wirklich weiter bringt im Leben. Erfahrungsgemäß fallen die meisten der Tätigkeiten genau in diese Feld. Also gute Nachrichten für dich, hier kannst Du schnell wertvolle Zeit gewinnen.

Übung: Selbsteinschätzung

Wenn Du auch unter zu wenig Zeit für das Wesentliche in deinem Leben leidest, dann sollte diese Übung Dir Möglichkeiten aufzeigen, wie Du schnell an wertvolle Zeit kommst.

Aufgabe:

Suche Dir einen ruhigen Ort, an dem Du ungestört für ca. 20-60 Minuten arbeiten und nachdenken kannst.

  • Schalte jegliche Ablenkung aus (TV, Radio, Handy, Telefon).
  • Gehe gedanklich einen typischen Tag von dir durch, schreibe alle deine typischen Tätigkeiten auf.
  • Jetzt male auf einem DIN-A 4 Blatt die Eisenhower-Matrix auf.
  • Ordne nun alle deine Tätigkeiten einem der Felder zu.
  • Sei dabei ehrlich und selbstkritisch (hast Du Fernsehen, Nachrichten, Surfen, Social Media, PC oder Handy spielen, Whats-App oder SMSen auch aufgenommen?). 😉
  • Jetzt schau dir alle Tätigkeiten, die Du in Feld D eingetragen hast an und überlege dir grob wieviel Zeit du damit verbringst.
  • Jetzt solltest Du dir überlegen, wie Du es schaffen kannst die Tätigkeiten in Feld D zu eliminieren, um die Zeit sinnvoll für Aktivitäten zu verwenden die dich in deinem Leben voran bringen.
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