Wie erfolgreiche Menschen ihren Tag planen

Wie kommt es, dass erfolgreiche Menschen innerhalb eines Tages das erledigen, was andere häufig nicht mal in drei Tagen hinbekommen? Was machen sie anders? Was ist es, das ihnen ermöglicht, aus ihrem Tag das Maximale herauszuholen und dann sogar noch Zeit für Familie, Hobbys und Freunde übrig zu haben? Das Geheimnis steckt in der Planung. Erfolgreiche Menschen konzentrieren sich auf diejenigen Themen, die sie voranbringen und reservieren sich Zeit für die Abarbeitung. In diesem Beitrag wirst Du erfahren, wie auch Du aus deinem Tag das Beste herausholen kannst und vor allem dich darauf zu fokussieren, was Dich am meisten voranbringt.

Das alltägliche Problem: Wichtiges bleibt auf der Strecke

Kennst Du das Gefühl, den ganzen Tag etwas getan zu haben, aber wenn Du abends auf den Tag zurück blickst stellst Du fest, dass die Themen die Dich voran gebracht hätten, liegen geblieben sind? Oder vielleicht hast Du das Gefühl keine Zeit für die wesentlichen Themen zu haben?

Wenn ja, dann geht es dir wie den meisten Menschen. Du nimmst dir am Tag viel vor und erledigst auch einiges, aber trotzdem bleibt das Wesentliche auf der Strecke.

Ursache dafür ist entweder gar keine Planung, die Abarbeitung der Themen von bequem zu anstrengend oder eine fehlende Priorisierung. In meinem Beitrag über die 1-3-5 Methode habe ich eine Methode vorgestellt, wie offene Aufgaben priorisiert werden können. Mit dieser Priorisierung und dem Fokus auf lediglich 9 Aufgaben ist schon einmal sichergestellt, dass an den richtigen Themen gearbeitet wird.

Das alleine reicht jedoch noch nicht. Denn trotz Priorisierung ist noch lange nicht sichergestellt, dass das Vorgenommene auch erledigt wird. Allzu häufig kommen im Laufe des Tages irgendwelche neuen Themen auf, die die Aufmerksamkeit auf sich ziehen.

Die Lösung: Der Tagesplan bringt Fokus auf das Wichtige

Die Lösung dafür ist, sich für die wichtigsten Aufgaben Zeit einzuplanen und zu blockieren. Dafür eignet sich ein Tagesplan. Dieser hat drei wesentliche Vorteile:

  1. Die Tagesplanung erfolgt entsprechend der Prioritäten.
  2. Es wird eine Verbindlichkeit geschaffen. Die Ausrede „Keine Zeit“ für das Wesentliche zu haben ist dann hinfällig, denn durch die vorab Planung des Tages wird die Zeit für das Wesentliche eingeplant.
  3. Die Planung gibt Rückmeldung, wie der Tag bisher läuft und wie realistisch die Zeiten vorab geschätzt werden.

Um den Tag gleich mit einem Plan zu starten, empfiehlt es sich jeweils am Vorabend den Tagesplan für den folgenden Tag zu machen. Das stellt sicher, dass der Tag gleich mit den richtigen Prioritäten gestartet wird. Denn leider starten viele Menschen ihren Tag unstrukturiert und sind somit gleich zu Beginn des Tages den „äußeren Einflüssen“ ausgesetzt. Ehe sie sich versehen hangeln sie sich von einer Aktivität zur nächsten und am Ende des Tages ist zwar viel getan, aber nicht das, was wesentlich gewesen wäre.

Da es auf Grund von kurzfristig aufkommenden „Störungen“ so gut wie unmöglich ist den kompletten Tag durchgehend zu planen, empfiehlt es sich nur ca. 60% der täglich verfügbaren Zeit fest zu verplanen. Die restlichen 40% sollten für „Unvorhergesehenes“ reserviert werden.

Wichtig ist nun die persönliche Disziplin, die reservierten Zeiten auch nur für die vorgesehenen Aufgaben zu verwenden. Idealerweise wird jegliche Ablenkung vermieden und abgestellt während an den wichtigen Aufgaben gearbeitet wird. Wer das zum ersten Mal macht (z.B. Handy oder Telefon auf Stumm und E-Mail-Programm zu) wird erstaunt sein, wie schnell er doch die ein oder andere wichtige Aufgabe erledigt bekommt, ohne diese zahlreichen kleineren oder größeren Ablenkungen.

 

Anleitung für die Erstellung eines effektiven Tagesplans

Wenn dich das überzeugt hat, wirst Du sicherlich wissen wollen, wie du nun bei der Tagesplanung vorgehen solltest. Anbei eine kurze Anleitung:

  1. Nimm dir jeden Abend ein paar Minuten Zeit, um über den vergangenen Tag zu reflektieren. Fragen die dir dabei helfen können sind:
    • Welche der 1-3-5 Aufgaben hast Du erledigt?
    • Wie gut hast Du deinen Plan eingehalten?
    • Was hat Dich ggf. daran gehindert, deine wichtigste Aufgabe zu erledigen bzw. alle deine 3 wichtigen Aufgaben?
    • Wo wurdest Du wie abgelenkt?
    • Wie kannst Du das in Zukunft verhindern?
  2. Plane den nächsten Tag, indem Du dir über diesen mit der 1-3-5 Aufgaben klar wirst.
  3. Schätze ab, wie lange Du für jede Aufgabe brauchen wirst.
  4. Nehme einen Kalender oder Tagesplan und plane zumindest die 1 wichtigste Aufgabe deines Tages sowie die 3 wichtigen Aufgaben ein. Wenn möglich kannst Du auch die 5 kleineren Aufgaben einplanen. Wichtig ist die Reihenfolge: Zuerst wird Zeit für die 1 wichtigste Aufgabe gesucht und verplant, danach die 3 wichtigen Aufgaben. Die 5 kleineren Aufgaben werden dann „außenherum“ geplant.
  5. Stelle sicher, dass Du maximal 60% deines Tages verplanst.
  6. Sieh dir den Plan abschließend nochmals durch und verpflichte Dich alles daran zu setzen diesen Plan einzuhalten.

Ich bin mir sicher, dass du sofort Verbesserungen bei der Verwirklichung deiner Ziele erreichen wirst, sobald Du deine Tage strukturiert und priorisiert planst. Ich freue mich über deine Erfahrungen mit der Tagesplanung, also fang am besten direkt mit dem Plan für den morgigen Tag an und hinterlasse mir einen Kommentar, wie das für Dich funktioniert hat!

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